Taşınır Kayıt Birimi

TAŞINIR KAYIT BİRİMİ GÖREVLERİ;

  • Harcama Birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak; doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları ambarlarda muhafaza etmek.
  • Muayenesi tamamlanan ve teslim alınan taşınırların faturası satınalma servisine teslim edilir.
  • Teslim alınan taşınırların faturası ve muayene komisyon raporuna istinaden KBS sistemi üzerinden TİF (satınalma) işlemi yapılarak ilgili birime devri/tahsis yapılır, Ambardan taşınır teslimi gerçekleştirilir.
  • Süreci tamamlanan taşınırların satınalma TİF’leri ve muayene kabul komisyon raporu Satınalma Servisine ödeme işlemi için gönderilir.
  • Devir alma durumlarında giriş ve çıkış TİF’lerinden birer nüsha Strateji Daire Başkanlığına elden gönderilir ayrıca KBS sistemi üzerinden onay verilir.
  • İstek Birim Yetkililerince talep edilen tüketim veya dayanıklı taşınır taleplerinde ambar stok kontrolü yapılarak verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere Taşınır İstek Belgesi ile imza karşılığı teslim eder.
  • KBS sistemi üzerinden TİF işlemleri yapılır.
  • Ambarlarımızda mevcut olan taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak.
  • Ambar sayım ve stok kontrolünü yapmak, asgari stok seviyesi altına düşen taşınırları Harcama Yetkilisine bildirmek.
  • Kullanıma verilen dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
  • Harcama biriminin yıllık malzeme ihtiyaç planlamasına yardımcı olmak.
  • Ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlardan sorumlu olunduğundan; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırlarla ilgili Harcama Yetkilisini bilgilendirmek ve tazmini için gereken işlemleri yapmak, yaptırmak.
  • Kullanılır durumda olan dayanıklı taşınırların ihtiyaç fazlası olması durumunda ambara geri dönüş ve iade işlemlerini gerçekleştirmek.
  • Dayanıklı taşınırların zimmet işlemleri, takibi, barkotlanması, ekonomik ömrünü tamamlamış, tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği hurdaya ayrılması gereken dayanıklı taşınırları kayıtlardan düşme işlemlerini gerçekleştirmek.
  • Satınalma, Devir, Hibe yoluyla edinilen Dayanıklı taşınırların kayıt altına alınmasını sağlamak.
  • Tüketim Malzemeleri ile ilgili onay belgesini 3 er aylık dönemler halinde bir sonraki ayın ilk haftasında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilmesini sağlar.
  • Ortak alanlara zimmetlenen demirbaşları Dayanıklı taşınır listesi hazırlayarak belirler ve listeleri her ortak alanın bulunduğu yerde bulunmasını sağlar. Bu listelerin değişmesi azalması veya artması durumunda güncel olmasını sağlar ve takip eder.
  • Bağış yoluyla gelen, iç imkanlar ile üretimi yapılan faturası olmaması nedeniyle değeri belli olmayan dayanıklı taşınırlar için Değer Tespit Komisyonu kararı ile malzeme tanımlaması ve fiyatlandırması yapılan ürünlerin kayıt altına alınmasını sağlar.
  • Diğer kurumlardan devir yolu ile temin edilen, devir yolu ile verilecek veya bağış yolu ile kayıtlara alınacak olan demirbaş ya da tüketim malzemeleri için Üst Yöneticiden (Rektör) ‘den Olur almak.
  • Kayıtlardan düşülecek ya da imha edilecek malzemeler için Komisyon oluşturularak Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı hazırlanır ve imzalatılır.
  • Her mali yılın sonunda sayım komisyonunca ambar taşınır sayımları yapılarak,  sayım fazlası ve sayım noksanı malzemeler tespit edilerek bir sonraki mali yıla devredilir.
  • Kurumdan emekli, istifa v.b. gibi nedenlerle ayrılan personelin üzerinde zimmetli bulunan demirbaşların sayımı, teslim alınması, yerine görevlendirilen kişiye zimmetlenmesi işlemlerini yapar.
  • Yıl sonu hesaplarını kapatırken Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe birimi kayıtları  ile Ambar  kayıtlarını karşılaştırarak  birebir aynı olmasını sağlar.
  • Her mali yıl sonu itibari ile Taşınır sayım döküm cetveli, sayım tutanakları, harcama yönetim hesabı cetvelleri hazırlanarak imzaları tamamlatılır.
  • Sayıştay denetimi için dosya halinde muhafaza edilir.