ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ TEDARİKÇİ VE TEDARİKÇİ ÇALIŞANI AYDINLATMA METNİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre Eskişehir Osmangazi Üniversitesi (bundan böyle “ÜNİVERSİTE’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
İlgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.
- Veri Sorumlusu Hakkında
KVK Kanunu uyarınca üniversite olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirttiğimiz kişisel verilerinizi yine aşağıda açıkladığımız amaçlarımız kapsamında ve mevzuatta öngörülen ilkeler doğrultusunda gerekli olduğu süre boyunca işleyebilir, açıklayabilir ya da aktarabiliriz.
- İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları
İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;
Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı;
- Teklif ve Doğrudan Temin Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
- İhale Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Telefon Numarası, E-Posta Adresi, Doğum Tarihi/Yeri, Nüfus Cüzdan Bilgileri (Aile Sıra Numarası, Cilt Numarası, Mahalle/Köy), Ana/Baba Adı, Kimlik Bilgileri (Önyüz), İmza Sirküleri)
- Kamulaştırma Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Anne/Baba Adı, Kimlik Bilgileri (Önyüz), Banka Hesap Numarası, Adres Bilgisi, Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
- Bakım/Onarım Süreci (Ad/Soyad)
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı;
- Tedarikçi Sözleşmeleri ve Ödemeleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Anne/Baba Adı, Doğum Yeri/Tarihi, Banka IBAN Numarası, Ödeme Miktarı, İmza Sirküleri, Vekaletname Bilgileri, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Yer Bilgisi, İkametgâh Adresi)
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı;
- Fiyat Teklifi Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Faks Numarası)
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı;
- Akıllı Kart Birimi- Araç Tanıtım Kartı Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Sicil Numarası, Unvan/Görev, E-Posta Adresi, Cep Telefon Numarası, Araç Plaka Numarası, Araç Ruhsat Bilgileri, İkametgâh Adresi)
- Akıllı Kart Birimi- Kurum Dışı Görevli Kartı Basım Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Birim/Unvan/Görev, Fotoğraf)
- Satın Alma Birimi- Harcama Pusulası Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Adres Bilgisi)
- Teklif ve Doğrudan Temin Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
- İhale Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Telefon Numarası, E-Posta Adresi, Doğum Tarihi/Yeri, Nüfus Cüzdan Bilgileri (Aile Sıra Numarası, Cilt Numarası, Mahalle/Köy), Ana/Baba Adı, Kimlik Bilgileri (Önyüz), Gerçek Kişi Olması Halinde İmza Beyannamesi veya İmza Sirküleri, Tüzel Kişi Olması Halinde Yönetimdeki Görevlileri Belirten Son Durumu Gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, Bu Bilgilerin Ticaret Sicil Gazetesinde Bulunmaması Halinde Bu Hususları Gösterir Tüzel Kişiliğin Noter Tasdikli İmza Sirküleri, Standart Forma Uygun Teklif Mektubu, Geçici Teminat Mektubu veya Geçici Teminat Mektubu Dışındaki Teminatlar İçin Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine Yatırıldığını Gösteren Makbuzlar, Yeterlilik Belge Bilgileri, İhaleye Vekaleten Katılma Halinde Noter Onaylı Vekaletname İle Vekilin Noter Tasdikli İmza Beyannamesi, Standarta Uygun İş Ortaklığı Beyannamesi, Yerli Malı Fiyat Teklif Edenler Lehine Fiyat Avantajı Tanınması Durumunda Yaralanmak İsteyenlerce Sunulacak Yerli Malı Belgesi Bilgileri, Son Bir Yıldır Kesintisiz Olarak Bu Şartların Korunduğunu Gösteren Standart Forma Uygun Belge Bilgileri, İhalelere Taahhüt Edilenler Dışında Yurt Dışında Gerçekleştirilen İşlerden Elde Edilen İş Deneyiminin Pay Çoğunluğuna Dayanarak Kurular Şirketler Topluluğu İlişkisi İçinde Kullanılması Halinde Bu Hukuki İlişkiyi Ve Bu İlişkinin Süresini Teşvik Eden Belge Bilgileri)
- Kamulaştırma Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Anne/Baba Adı, Kimlik Bilgileri (Önyüz), Banka Hesap Numarası, Adres Bilgisi, Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
- Bakım/Onarım Süreci (Ad/Soyad)
Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu tarafından öngörülen, “a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme” temel ilkelerine uygun olarak işlenmektedir.
KVK Kanunu’nun 5/2. Maddesinde öngörülen;
a) “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”,
c) “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”,
ç) “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”,
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
f) “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”
işleme şartına dayalı olarak,
- Teklif alma süreçlerinin yürütülmesi,
- Tedarikçi ile sözleşmenin kurulması ve ifa edilmesi, diğer yasal, idari veya sözleşme yükümlülüklerin yerine getirilmesi, gerekli bildirimlerin yapılması ve ilgili tüm süreçlerin yönetilmesi,
- Tedarikçinin sözleşme yükümlülüklerine uygun davranıp davranmadığının denetlenmesi, raporlanması ve gerekli aksiyonların alınması,
- Tedarikçi tarafından sağlanan hizmet veya ürünün kalitesinin ve diğer niteliklerinin kontrol edilmesi, raporlanması ve uygunsuzluk tespit edildiğinde gerekli aksiyonların alınması,
- Tedarikçilere yapılacak ödemelerin takip edilmesi, finansal durumların kontrol edilmesi, ücretlendirme, faturalandırma, raporlama vb. işlemlerin yönetilmesi,
- Kurum işyeri ve binaları ile işyerine ait her türlü alanlarda iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması amacıyla gerekli önlemlerin alınması ve denetlenmesi, raporlanması gibi yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Hizmet/ürün alım politika ve süreçlerinin yönetilmesi,
- Sözleşmeye ve kanuna aykırılıkların soruşturulması ile tespiti, önlenmesi, incelenmesi ve gerekli görülmesi halinde ilgili idari veya adli makamlara bildirilmesi ya da başvurulması yahut alternatif çözüm yollarına başvurulması,
- İleride üniversite ile tedarikçi arasında çıkabilecek uyuşmazlıkların çözümlenmesi,
- Referans bilgisi talep edilmesi halinde iş ortaklarımıza tedarikçinin sunduğu ürün ve hizmetin kalitesi konusunda bilgi verilmesi,
- Taraflar arasında akdedilen sözleşmeden doğan hakların korunması ve kullanılması,
- Yeniden sözleşme ilişkisi kurulmasına karar verilirse teklif almak yahut sözleşme kurulmasıyla ilgili iletişime geçilmesi,
- Kalite yönetim süreçlerimizin yönetilmesi, iç ve dış denetimlerin yapılması, tedarikçinin hizmet kalitesinin değerlendirilmesi,
- Satın alma ve tedarikçi portföyü oluşturması,
- Ticari faaliyetlerimizi yürütmek ve sürekliliğini sağlanması,
- Bilgi güvenliği denetimlerinin yürütülebilmesi ve gizliliğin sağlanması,
- İş ortaklarımıza hizmet alınabileceğinin bildirilmesi ve referans olunması
amaçlarıyla işlenecek olup verinin saklanması için gereken amaç ortadan kalktığında ve herhangi bir hukuki yükümlülük yahut kanuni zorunluluk gereğince saklanması gerekmediğinde kişisel veriler KVK Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ile bilahare bir mevzuat hükmü vazedilirse ilgili hükümler ve üniversitemiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası da dikkate alınarak imha edilecektir.
- Kişisel Verilerinizin Aktarılması
Kişisel veriler yönünden:
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
Belirttiğimiz nedenlerden birinin bulunmaması halinde ise kişisel verileriniz açık rızanız kapsamında aktarılması mümkün olacaktır.
İşbu aydınlatma metnine konu faaliyet kapsamında özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmemekte olduğundan bu kişisel verileriniz aktarıma konu olmayacaktır
Kişisel verilerin aktarılmasına örnek olarak toplanan kişisel verilerin depolama amacıyla yurtiçinde bulunan bir sunucuya depolanması yahut ilgili eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında gerçekleşen bir ihtilafa dayalı olarak bir idari ya da cezai soruşturma başlatılması yahut dava açılması halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmesi gösterilebilir. Bu çerçevede talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurumlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, İlgili Vergi Dairesi Başkanlıkları, Gelir İdaresi Başkanlığı, Sosyal Güvenlik Müdürlüğü, Kamu İhale Kurumu, Anlaşmalı Banka başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşları) kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.
Kişisel verileriniz;
- Söz konusu kişisel veriler hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi, yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması yahut kanuni ya da hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla veya ilgili mevzuatlar gereği adli makamlar yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişiler veya ilgili kolluk kuvvetlerine veya hukuksal süreçlerimizi yürüten anlaşmalı olduğumuz avukatlarımıza,
- Kurumumuzun yasal mevzuata, kalite standartlarına ve alınması uygun görülen belgelendirme standartlarına uygunluğunun denetlenmesi ve değerlendirilmesi amacıyla talep edilmesi durumunda dış denetim firmalarına,
- İş süreçlerimizin yürütülmesiyle ilgili ve sınırlı olarak iş ortaklarımıza,
- Referans bilgisi talep edilmesi halinde referans talep eden üçüncü kişilere
aktarılabilecektir.
Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.
- Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri
Yapmış olduğunuz sözleşme kapsamında ve bu süreçteki her aşamada verdiğiniz kişisel verileriniz, sözleşme ilişkisi devam ettiği müddetçe ve sözleşmenin sona ermesinden itibaren ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle ve veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanacaktır.
5- İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?
Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarılıp aktarılmadığı öğrenme ve aktarılıyor ise aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.ogu.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, Meşelik Kampüsü Büyükdere Mah.Prof. Dr. Nabi AVCI Bulvarı No:4 Posta Kodu: 26040 Odunpazarı - ESKİŞEHİR’ adresine kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkk@ogu.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu eskosmangaziuni@hs03.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.ogu.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Saygılarımızla,
Eskişehir Osmangazi Üniversitesi
Adres: Meşelik Kampüsü Büyükdere Mah.Prof. Dr. Nabi AVCI Bulvarı No:4 Posta Kodu: 26040 Odunpazarı/ Eskişehir
Tel: +90 222 239 37 50
Faks: +90 222 229 14 18
E-Posta: kvkk@ogu.edu.tr
| 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatı Uyarınca Tedarikçi ve Tedarikçi Çalışanı Aydınlatma Metnini Okudum ve Anladım. |
|
İlgili Kişi
Adı Soyadı:
Tarih:
İmza: